Domino 8.5: configurare l’auto reply

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In Lotus Domino 8.5.x non è disponibile una funzione per configurare un messaggio di auto reply per le email in arrivo indirizzate ad uno specifico utente o gruppo.

Quando un utente lascia la compagnia, ad esempio, un messaggio di auto reply per le email in arrivo dovrebbe essere attivato per informare il mittente che la persona non fa più parte dell’organizzazione. Sfortunatamente la funzione di Out of office richiede l’impostazione anche della data di ritorno che rende questa opzione non utilizzabile per lo scopo.

Nel cercare una possibile soluzione, una procedura trovata nel blog di Gavin Bollard che utilizza Lotus Domino Designer per impostare un messaggio di auto reply ha risolto il problema.

 

Procedura

Dal tool Domino Administrator selezionare il tab Files > mail. Effettuare un click con il tasto destro del mouse sul filename DB dell’account da configurare e selezionare l’opzione Open In Designer.

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Nel lato sinistro selezionare la voce Code > Agent.

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Cliccare sul bottone New Agent.

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Compilare i campi Name, Alias e Comment ed impostare il menu Type con il valore Simple Actions. Cliccare su OK.

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Nel pannello Objects, selezionare Document Selection e cliccare sul bottone Add Condition.

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Assegnare al campo Condition il valore In Folder.

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Selezionare la voce Inbox e cliccare su Add.

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Nel pannello Objects, selezionare Action e cliccare sul bottone Add Action.

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Dal menu Action, selezionare l’opzione Reply to Sender.

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Abilitare le opzioni Sender only e Reply only once per person.

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Digitare il messaggio che si vuole come risposta da inviare al mittente e cliccare sul bottone Add.

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Cliccare con il tasto destro del mouse in una zona qualsiasi all’interno del pannello AutoReply (Agent) : Action e selezionare la voce Agent Properties.

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Posizionarsi nella sezione Runtime e dal menu Action menu selection selezionare come valore After new email has arrived. Chiudere la finestra quando terminato.

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Salvare l’agent appena creato.

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Per attivare il nuovo agent digitare dalla console di Domino Server il comando:

Tell Amgr Run “DatabaseName.nsf” ‘AgentName’

# Tell Amgr Run “mail\bscott.nsf” ‘AutoReply’

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Testare l’auto reply

Per testare l’auto reply connettersi  ad una email esterna (Gmail ad esempio) ed inviare una email all’account appena configurato.

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Se il tutto funziona come previsto, la casella esterna dovrebbe ricevere un automatic reply dal sistema.

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Da questo momento i mittenti che invieranno le email all’account configurato riceveranno un automatic reply con il messaggio impostato precedentemente.

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