20/10/2014
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Gestire le prenotazioni di meeting room e risorse con Lotus Domino

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Spesso in alcune aziende la gestione e prenotazione delle risorse (meeting room, proiettori, etc.) si basano sul classico foglio Excel conservato sul pc di qualche segretaria o sul foglio di carta appeso sulla porta delle varie sale riunioni.

E’ evidente che questo tipo di gestione non è efficiente. Per sapere la disponibilità di una certa risorsa bisogna chiamare una terza persona o recarsi fisicamente nel locale dove è custodito il foglio con le varie prenotazioni.

Avere accesso a questo tipo di servizio in tempo reale e senza doversi alzare dalla propria scrivania porta molti vantaggi. Non solo si risparmia tempo ma permette di avere un’informazione precisa (la disponibilità ad esempio) e una gestione efficiente delle varie risorse.

 

Procedura

Da Domino Administrator fare click su File –> Application –> New.

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Selezionare il server su cui si vuole installare il servizio, attribuire nel campo Title il nome del database e nel campo File name il nome del file del database. Impostare il check sulle due opzioni:

Selezionare come Template la voce Resource Reservation e cliccare su OK.

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Per poter accedere e gestire il servizio, è necessario configurare correttamente le ACL, cioè i permessi di operatività per gli utenti e gruppi specificati.

Da Domino Administrator –> Files, fare click con il tasto destro del mouse sul file del database appena creato (resources.nfs) e selezionare Access Control –> Manage.

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Per poter creare e gestire le risorse, è necessario attribuire all’utente o gruppo il ruolo di  Create Resource mettendo il check sull’opzione.

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Per creare e gestire le prenotazioni è sufficiente impostare per l’utente o gruppo desiderato il valore Editor al campo Access .

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Creazione delle risorse

L’utente o gruppo con i diritti di Create Resource possono creare l’ubicazione e le risorse che saranno poi gestite dagli utenti.

Effettuare un doppio click sul file del database da Domino Administrator –> Files per accedere alla gestione delle risorse.

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Come primo step è necessario creare le Location o Ubicazioni in cui si trovano le risorse. Cliccare sul bottone Nuova ubicazione, completare i campi richiesti e cliccare su Salva e chiudi per completare l’operazione.

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Successivamente creare le risorse cliccando sul bottone Nuova risorsa completando i campi richiesti. Cliccare su Salva e chiudi per completare l’operazione.

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Cliccando sulla voce Risorse, vengono visualizzate le risorse appena create.

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Impostazione servizi sul server

Per poter funzionare, la gestione delle risorse richiede che sul server Domino i seguenti servizi siano attivi:

  • Schedule Manager (Sched task)
  • Calendar Connector (Calconn task)
  • Free Time system (nnotes task)

Se il servizio di prenotazione risorse non dovesse funzionare, verificare che questi servizi siano caricati sul server. Ad esempio per caricare il servizio Calendar Connector di Domino, eseguire da console il comando:

> load calconn

Per caricare automaticamente i servizi mancanti durante il ravvio del server, aggiungere le opzioni nel file di configurazione notes.ini alla voce ServerTasks.

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Test del servizio

Nel client Lotus Notes, cliccare su File –> Application –> Open, selezionare nel campo Look in il server in cui è stato configurato il servizio e fare doppio click sul database creato sul server.

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A questo punto effettuare una prenotazione. Se il tutto funziona correttamente, vedremo nella lista delle Prenotazioni la risorsa appena riservata.

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Questo è un ottimo sistema per facilitare la gestione di meeting room, proiettori e le risorse utilizzate in azienda per i vari eventi, riunioni ed appuntamenti.

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About Paolo Valsecchi

Sistemista Informatico | Mi occupo principalmente dell’implementazione e della gestione di servizi informatici basati su piattaforma virtuale VMware vSphere con sistemi Microsoft Windows/Active Directory e Linux (Red Hat, CentOS). VCP5-DCV, PernixPro.