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Configurare ID Vault in Lotus Domino 8.5.3

P@olo — Mon, 14 Nov 2011 09:48:08 +0000

L’ID Vault in Lotus Domino è un repository degli “users ID Files” presenti nel sistema che permette una gestione più semplice ed efficiente delle password e degli ID stessi.

Ogni variazione effettuata è direttamente salvata nel repository permettendo di avere le copie degli ID sempre aggiornate.

La configurazione dell’ID Vault non è complicata ma richiede un’attenta pianificazione supportata da una buona fase di test.

1. PROCEDURA
Aprire Domino Administrator, selezionare Configuration Tab –> Tools – > ID Vaults e cliccare sula voce Create.

Si apre una pagina introduttiva. Cliccare su Next per proseguire.

Assegnare un nome all’ID Vault che si sta creando compilando il campo Notes ID vault name. Cliccare su Next.

Specificare la password e path del Vault ID file. Come per l’ID del Certifier, del Server e dell’Administrator, copiare l’ID file del Vault e conservarlo in un posto sicuro nel caso venga accidentalmente cancellato dal server. Cliccare su Next per continuare.

Specificare il server su cui creare l’ID Vault e cliccare su Next.

Assegnare gli amministratori del Notes ID Vault tramite il bottone Add or Remove. Cliccare su Next per proseguire.

Cliccare sul bottone Add or Remove, selezionare le Organizations che saranno soggette al Vault e cliccare su Add.

Indicare le Organizations che si appoggeranno al Vault (Trust) dove gli ID degli account saranno salvati.

Specificare le Password Reset Authority indicando gli User delle Organizational Units presenti, cliccare successivamente sul bottone Add. E’ inoltre possibile assegnare agli utenti indicati il diritto di resettare la propria password selezionando un determinato user e attivando l’opzione Password reset agent authority. Cliccare su Next per continuare.

Selezionare l’opzione Create a new policy assigned to an organization per creare automaticamente la policy che attiverà il Vault alle Trusted Organizations. Cliccare su Next.

Selezionare le Organizations a cui si vuole assegnare la policy.

Tramite Add or Remove, selezionare le Organizations a cui assegnare la policy.

Specificare un testo in caso di dimenticanza della password.

Viene presentata una schermata riepilogativa con le impostazioni specificate. Cliccare su Create Vault per procedere con l’installazione effettiva.

Viene mostrato lo stato dell’installazione tramite una schermata dedicata.

Durante l’installazione sono richieste le credenziali del Certifier per l’Organization soggetta al Vault. Cliccare sul bottone Browse per impostare la location del cert.id.

Selezionare il file cert.id e cliccare su Open.

Digitare la password del Certifier e cliccare su OK.

L’installazione prosegue creando le componenti rimanenti.

Terminata l’installazione, viene presentato il log riepilogativo delle configurazioni effettuate. E’ consigliato copiare queste informazioni in un file come documentazione. Cliccare su Done per terminare.

Il database è accessibile da Domino Administrator selezionando Files Tab –> IBM_ID_VAULT –> Vault_name. All’interno del database è possibile verificare quali client sono già inseriti nel Vault.

La gestione del Vault viene effettuata tramite Domino Administrator selezionando Configuration Tab –> Tools –> ID Vaults –> Manage.

2. REGISTRAZIONE DEGLI UTENTI NEL VAULT
Durante la creazione di un nuovo account, nella sezione ID Info è selezionata automaticamente come location dell’ID utente l’opzione In Notes ID Vault -/nome_vault.

Per gli account esistenti, è accedere a Lotus Notes e il sistema si farà carico, tramite la policy precedentemente creata, di copiare l’ID user nel Vault.

3. CONFIGURAZIONE VAUL T PER iNOTES
Per poter sincronizzare la password di Lotus Notes anche con iNotes (WebMail), bisogna innanzitutto attivare nella policy ID Vault il parametro:

Allow Notes-based programs to use the Notes ID Vault: YES

Accedere tramite browser a iNotes e cliccare da Preferences -> Security il bottone Sync with Vault.

4. RESETTARE LA PASSWORD DI UN CLIENT
L’operazione avviene selezionando l’utente a cui si vuole resettare la password e tramite Tools –> ID Vaults cliccare su Reset Password. Impostare la nuova password e cliccare su Reset Password.

Il reset della password viene confermata dalla schermata informativa.

A questo punto il sistema è operativo e la funzionalità della gestione dei file ID degli utenti è attiva. Testata la configurazione, la messa in produzione non richiede interruzioni del servizio di posta.

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Aggiungere automaticamente il disclaimer alle email in Lotus Domino

P@olo — Mon, 04 Apr 2011 06:15:00 +0000

È ormai una consuetudine o forse più una moda inserire in fondo alle e-mail inviate un disclaimer con una frase in una o più lingue tipo:

“This e-mail and any attachments is a confidential correspondence intended only for use of the individual or entity named above. If you are not the intended recipient or the agent responsible for delivering the message …”

Quanto valore giuridico abbiano poi certi disclaimer è una domanda che spesso ci si pone.

Poichè il management spesso richiede che il disclaimer sia presente in calce alle email, è conveniente che sia il sistema di posta utilizzato ad inserire automaticamente nelle email in uscita (internamente non ha molto senso!) una frase che svolge la funzione di disclaimer.

1. PROCEDURA
L’inserimento automatico del disclaimer richiede alcuni passaggi completamente gestiti dal Domino Administrator. Accedere quindi al Domino Administrator ed effettuare il login.

Selezionare la pagina Configuration per accedere alla sezione richiesta. Selezionare nella parte sinistra Messaging –> Configurations e cliccare sul bottone Edit Configuration.

Accedere alla sezione Router/SMTP –> Message Disclaimer. Impostare il campo Message disclaimers come Enabled.

Cliccare su Save & Close per salvare la configurazione appena impostata.

Accedere alla pagina People & Groups e selezionare Settings nella parte sinistra. Cliccare sul bottone Add Settings e selezionare l’opzione Mail.

Assegnare nel campo Name un nome significativo (es. Disclaimer) per identificare il parametro e nel campo Description una descrizione operativa della configurazione.

Selezionare successivamente Mail –> Message Disclaimers per impostare il tipo di messaggio che deve essere allegato alle email. Abilitare (Enable) il campo Notes client can add disclaimers ed inserire in Disclaimer text il testo che si vuole visualizzare. Cliccare infine su Save & Close per salvare la configurazione impostata.

A questo punto non rimane che creare una policy per abilitare nel dominio la funzionalità del disclaimer. Dalla pagine People & Group selezionare Policies e cliccare sul bottone Add Policy.

Assegnare la Policy name specificando il dominio del sistema, una Policy type di tipo Organizational e una Description. Nei Setting Type cliccare sulla freccia in corrispondenza del campo Mail e selezionare dalla finestra che appare la configurazione Disclaimer precedentemente impostata. Cliccare su Save & Close per salvare la policy.

Nella parte destra della schermata sono visualizzate le policy applicate al dominio.

A questo punto la configurazione è conclusa e non rimane che abilitarla.

Per abilitare immediatamente la policy nel server utilizzare dalla console il comando:

tell adminp process mailpolicy

Nel caso la policy non risultasse operativa, riavviare il server. La procedura è conclusa e pronta per la fase di test.

2. TESTARE LA CONFIGURAZIONE
Dal client di posta inviare una email ad un indirizzo interno della rete (sottolineato in rosso nella figura) e una ad un indirizzo esterno (sottolineato in verde) per verificare il comportamento del sistema.

L’email ricevuta nella casella esterna riporta il disclaimer correttamente.

L’email ricevuta nella casella interna invece, non presenta il disclaimer. E’ esattamente il comportamento voluto con questa configurazione.

Il sistema provvederà quindi ad inserire automaticamente il disclaimer in tutte le email destinate all’esterno della rete, quindi all’azienda, mentre per le comunicazioni interne le email non presenteranno nessuna dicitura.

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Configurare iNotes per l’accesso alla webmail di Lotus Domino tramite browser in Windows 2008 R2

P@olo — Mon, 07 Mar 2011 05:00:00 +0000

Accedere alla posta tramite browser è un requisito fondamentale per fornire agli utenti un servizio funzionale e completo.

Ovviamente tutti i maggiori software di posta offrono questa funzione che però deve essere configurata.

La procedura per attivare l’opzione in Lotus Domino, chiamata iNotes, comporta una serie di passaggi che permettono la configurazione ottimale del servizio a seconda delle esigenze.

1. PROCEDURA
Da Domino Administrator cliccare su File –> Application –> New.

Selezionare il server su cui risiede l’applicazione ed impostare i campi Title e File name. Specificare il Template da utilizzare attivando l’opzione Show advanced template in modo da poter visualizzare e selezionare IBM Lotus iNotes Redirect.

Cliccando su OK si apre la finestra per accedere alla configurazione dell’applicazione IBM Lotus iNotes Redirect. Cliccare su Setup per proseguire.

Vengono visualizzate i parametri di configurazione dell’applicazione. Cliccare sulla varie voci per accedere alla configurazione.

Server Settings. In questa schermata vengono impostati i parametri del server. I parametri dipendono dalla specifica esigenza e struttura della rete. Impostare l’utilizzo SSL al fine di aumentare la sicurezza del sistema. Cliccando su Help vengono spiegate le funzionalità delle varie opzioni.

Per stabilire quale Redirection Type utilizzare ad esempio, l’Help illustra chiaramente le diverse funzionalità.

UI Setup. Le impostazioni sono piuttosto intuitive. Una configurazione tipica prevede l’impostazione dei campi come illustrato in figura. Anche qui bisogna tenere presente la struttura di rete si cui si lavora.

Ultra-light/Mobile Settings. Lasciare le impostazioni di default.

Application Setup. Qui bisogna semplicemente cliccare sul bottone Click to Auto Set ACL Settings.

Viene visualizzata la seguente finestra. Click su OK per continuare.

Terminata la configurazione cliccare sul bottone Save & Exit per salvare le impostazioni appena effettuate.

Sempre da Domino Administrator cliccare su File –> Application –> New. Impostare i seguenti parametri:

Title: domcfg
File name: domcfg.nsf

Selezionare come Template la voce Domino Web Server Configuration e cliccare su OK.

Si apre la finestra di configurazione dell’applicazione Web Server Configuration. Cliccare sulla voce Add Mapping.

Impostare dei campi Target Database e Target Form con i valori riportati in figura. Cliccare successivamente sulla voce Save & Close per salvare le impostazioni.

Da Dominio Administrator selezionare il pannello Configuration. Dalla schermata di sinistra cliccare su Server –> Current Server Document e selezionare a destra la voce Internet Protocols-> HTTP.

Nel campo Home URL impostare il parametro:

Home URL: /redirect.nsf?Open

Cliccare sulla voce Save & Close per salvare le impostazioni. Per attivare le modifiche, dalla server console riavviare il servizio http tramite il comando:

# tell http restart

2. IMPOSTAZIONE IL FIREWALL DI WINDOWS
Per funzionare correttamente, il servizio richiede che le porte TCP 25, 80, 443 siano aperte nel firewall.

3. TESTARE LA FUNZIONALITA’
Configurato il server, non rimane che testare il funzionamento di quanto configurato.

Dal browser digitare l’url per accedere al server di posta. Il sistema richiede di inserire username e password per l’autenticazione.

Cliccato OK, il sistema effettua il Redirecting sul database dell’utente specificato.

Si accedete alla schermata della webmail di Lotus Notes che offre tutte le funzionalità per gestire al meglio le proprie email.

4. ABILITARE LA COMUNICAZIONE IN SSL
Per aumentare la sicurezza è consigliabile utilizzare il servizio webmail in https per tenere lontano possibili curiosi.

Certificato SSL
Da Domino Administrator creare un certificato SSL tramite l’applicazione Server Certificate Admin.

Impostare il server
Accedere al pannello Configuration e selezionare la voce Server –> Current Server Document. Cliccare sula voce Ports –> Internet Ports. Effettuare le seguenti impostazioni:

SSL Key file name: filename_certificate.kyr
TCP/IP port status: Redirect to SSL
SSL port status: Enabled

Cliccare su Save & Close e riavviare il servizio http.

Accedendo alla webmail, la comunicazione viene adesso effettuata in SSL come riporta il browser indicando il suffisso https.

Il servizio webmail è ora configurato, operativo garantendo una certa sicurezza per le comunicazioni tramite il protocollo SSL.

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Gestire le prenotazioni di meeting room e risorse con Lotus Domino

P@olo — Mon, 21 Feb 2011 05:00:00 +0000

Spesso in alcune aziende la gestione e prenotazione delle risorse (meeting room, proiettori, etc.) si basano sul classico foglio Excel conservato sul pc di qualche segretaria o sul foglio di carta appeso sulla porta delle varie sale riunioni.

E’ evidente che questo tipo di gestione non è efficiente. Per sapere la disponibilità di una certa risorsa bisogna chiamare una terza persona o recarsi fisicamente nel locale dove è custodito il foglio con le varie prenotazioni.

Avere accesso a questo tipo di servizio in tempo reale e senza doversi alzare dalla propria scrivania porta molti vantaggi. Non solo si risparmia tempo ma permette di avere un’informazione precisa (la disponibilità ad esempio) e una gestione efficiente delle varie risorse.

1. PROCEDURA
Da Domino Administrator fare click su File –> Application –> New.

Selezionare il server su cui si vuole installare il servizio, attribuire nel campo Title il nome del database e nel campo File name il nome del file del database. Impostare il check sulle due opzioni:

Show advanced templates
Inherit future design changes

Selezionare come Template la voce Resource Reservation e cliccare su OK.

Per poter accedere e gestire il servizio, è necessario configurare correttamente le ACL, cioè i permessi di operatività per gli utenti e gruppi specificati.

Da Domino Administrator –> Files, fare click con il tasto destro del mouse sul file del database appena creato (resources.nfs) e selezionare Access Control –> Manage.

Per poter creare e gestire le risorse, è necessario attribuire all’utente o gruppo il ruolo di Create Resource mettendo il check sull’opzione.

Per creare e gestire le prenotazioni è sufficiente impostare per l’utente o gruppo desiderato il valore Editor al campo Access .

2. CREAZIONE DELLE RISORSE
L’utente o gruppo con i diritti di Create Resource possono creare l’ubicazione e le risorse che saranno poi gestite dagli utenti.

Effettuare un doppio click sul file del database da Domino Administrator –> Files per accedere alla gestione delle risorse.

Come primo step è necessario creare le Location o Ubicazioni in cui si trovano le risorse. Cliccare sul bottone Nuova ubicazione, completare i campi richiesti e cliccare su Salva e chiudi per completare l’operazione.

Successivamente creare le risorse cliccando sul bottone Nuova risorsa completando i campi richiesti. Cliccare su Salva e chiudi per completare l’operazione.

Cliccando sulla voce Risorse, vengono visualizzate le risorse appena create.

3. IMPOSTAZIONE SERVIZI SUL SERVER
Per poter funzionare, la gestione delle risorse richiede che sul server Domino i seguenti servizi siano attivi:

Schedule Manager (Sched task)
Calendar Connector (Calconn task)
Free Time system (nnotes task)

Se il servizio di prenotazione risorse non dovesse funzionare, verificare che questi servizi siano caricati sul server. Ad esempio per caricare il servizio Calendar Connector di Domino, eseguire da console il comando:

load calconn

Per caricare automaticamente i servizi mancanti durante il ravvio del server, aggiungere le opzioni nel file di configurazione notes.ini alla voce ServerTasks.

4. TEST DEL SERVIZIO
Nel client Lotus Notes, cliccare su File –> Application –> Open, selezionare nel campo Look in il server in cui è stato configurato il servizio e fare doppio click sul database creato sul server.

A questo punto effettuare una prenotazione. Se il tutto funziona correttamente, vedremo nella lista delle Prenotazioni la risorsa appena riservata.

Questo è un ottimo sistema per facilitare la gestione di meeting room, proiettori e le risorse utilizzate in azienda per i vari eventi, riunioni ed appuntamenti.

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Rinnovare il certificato Notes User ID in Lotus Domino

P@olo — Mon, 07 Feb 2011 05:00:00 +0000

Per come funziona il sistema di posta Lotus Domino, periodicamente è necessario effettuare l’operazione di rinnovo del certificato del Notes User ID.

Questo è un aspetto della sicurezza del sistema che permette di mantenere un elevato grado di garanzia dell’inviolabilità del sistema e quindi dei dati.

Quando il certificato del Notes User ID in Lotus Domino sta per scadere, il sistema visualizza all’apertura del client Lotus Notes il messaggio di avviso.

Cliccando su Yes, il sistema presenta due modalità per il rinnovo del certificato:

Invio del Notes User ID all’amministratore via Notes mail.
Export del file ID per essere inviato con altri client di posta.

Queste due opzioni, se pur funzionali, non sono molto pratiche dal punto di vista dell’amministratore di sistema che dovrebbe ricertificare tutti gli ID ricevuti dagli utenti. In una rete con centinaia di utenti il tempo e l’impegno richiesto per la ricertificazione sarebbero notevoli e il sistema mostrerebbe una lacuna amministrativa importante.

Fortunatamente è previsto un modo più rapido che permette di effettuare l’operazione in “one shot” e richiede poco tempo e alcuni click.

1. PROCEDURA
Aprire Domino Administrator, cliccare sulla voce People & Groups e selezionare tutti gli utenti che devono essere ricertificati. Nell’esempio l’operazione è stata effettuata su un singolo utente.

Sulla destra cliccare su Tools –> People –> Recertify.

A seconda della configurazione del sistema, si presenta una videata simile a quella qui riportata. Cliccare su OK per continuare.

Viene richiesta la password del certificatore. Inserire la password e poi click su Log In.

Impostare il valore del campo New certificate expiration date con una nuova data di scadenza e cliccare su OK.

Il sistema visualizza l’utente a cui verrà rinnovato il certificato. Click su OK per procedere.

Conclusa l’operazione, vengono visualizzate le statistiche inerenti agli utenti processati indicando se il tutto è andato a buon fine.

Verificando sul client Lotus Notes il parametro in File –> Security –> User Security, si nota che in Security Basics l’ID File expiration date è stato aggiornato al valore impostato precedentemente.

A questo punto a tutti gli utenti selezionati è stato rinnovato il certificato del Notes User ID ripristinando il normale funzionamento, dal punto di vista dell’utente, del client di posta Lotus Notes. Il messaggio di warning non verrà più visualizzato.

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Il servizio http (webmail) di Lotus Domino non viene avviato dopo aver installato NOD32

P@olo — Mon, 26 Jul 2010 05:12:29 +0000

L’utente che chiama per un supporto è pane quotidiano per gli informatici… ma quando il problema riportato ha un impatto globale su un servizio fondamentale come la posta elettronica, ecco che un’apparente giornata tranquilla può diventare un incubo se il problema non viene risolto velocemente.

Il disservizio è inerente all’accesso della mailbox tramite browser. Cercando di accedere alla webmail di Lotus Domino tramite browser, il sistema visualizza un errore di connessione.

Analizzando il problema dalla console di Lotus Domino, il servizio http risulta essere in uno stato di shutdown.

Provando a lanciare il comando per forzare l’avvio del servizio http, la console di Domino riporta il seguente errore:

Analizzando le recenti operazioni svolte sul server, l’unica variante rilevante è risultata l’installazione dell’antivirus NOD32. La logica ha indirizzato l’attenzione del troubleshooting sull’antivirus stesso.

Dopo un’analisi e qualche prova è risultato che il parametro Web access protection è la causa del blocco del servizio http.

1. PROCEDURA
Per risolvere l‘inconveniente è necessario disabilitare il controllo che NOD32 effettua sugli accessi http.

- Aprire la schermata principale di NOD32 –> Setup (Antivirus and antispyware). Individuare l’opzione Web access protection e cliccare su Configure.

- Accedere all’opzione Web access protection –> HTTP, HTTPS e disabilitare l’opzione Enable HTTP checking.

- Dalla console di Domino lanciare il comando per avviare il servizio http:

load http

- Riprovare ad accedere alla webmail di domino. A questo punto il servizio dovrebbe funzionare normalmente.

- Adesso è possibile riabilitare l’opzione Enable HTTP checking in NOD32 se richiesto.

Ricordarsi che con questa opzione abilitata, ad ogni riavvio del server di posta, il servizio http viene bloccato nuovamente e quindi l’accesso alla posta tramite browser non sarà disponibile.

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Recuperare la password in Lotus Notes

P@olo — Mon, 05 Jul 2010 09:56:32 +0000

Capita spesso che un utente dimentichi la password di Lotus Notes per l’accesso alla casella di posta.

Anche se il messaggio che compare è molto chiaro, l’utente chiamerà l’amministratore di rete per informare che la posta non funziona più! E’ sufficiente far leggere il messaggio di errore per capire il vero problema e quindi come procedere.

Fortunatamente il sistema Lotus Domino prevede una veloce procedura per il recupero della password che richiede solo pochi click.

1. RESET DELLA PASSWORD DA SERVER
Innanzitutto bisogna agire sul server per resettare la password. Accedere alla GUI di Lotus Domino Admin, logarsi come Administrator e cliccare poi sul pannello Configuration.

Cliccare successivamente su Tools –> Certification. Selezionare su Extract Recovery Password…

Il sistema richiede l’inserimento della password dell’account Administrator.

Selezionare l’ID dell’utente che necessita il reset della password.

Il sistema automaticamente genera una nuova password temporanea da utilizzarsi per accedere al sistema.

—> PASSWORD RECOVERY <—

2. RESET DELLA PASSWORD DA SERVER
Quando viene immessa una password errata nel client Lotus Notes, il sistema visualizza la finestra di warning.

Prima di procedere, l’amministratore di rete deve effettuare l’operazione di reset della password come descritto precedentemente. Cliccare su Recupera password.

Selezionare l’ID dell’account di cui si vuole resettare la password e cliccare su Apri.

Nella schermata che compare, inserire la password visualizzata nella figura precedente PASSWORD RECOVERY e cliccare su Immetti.

Viene immediatamente richiesto l’inserimento di una nuova password che sarà quella da utilizzare per accedere a Lotus Notes. Click su OK.

Inserita la nuova password, il sistema è nuovamente accessibile.

Con questa semplice procedura, la password del client Lotus Notes viene reimpostata in modo veloce limitando il disservizio per l’utente e il tempo impiegato per l’amministratore di rete.