È ormai una consuetudine o forse più una moda inserire in fondo alle e-mail inviate un disclaimer con una frase in una o più lingue tipo:
"This e-mail and any attachments is a confidential correspondence intended only for use of the individual or entity named above. If you are not the intended recipient or the agent responsible for delivering the message …”
Quanto valore giuridico abbiano poi certi disclaimer è una domanda che spesso ci si pone.
Poichè il management spesso richiede che il disclaimer sia presente in calce alle email, è conveniente che sia il sistema di posta utilizzato ad inserire automaticamente nelle email in uscita (internamente non ha molto senso!) una frase che svolge la funzione di disclaimer.
Procedura
L’inserimento automatico del disclaimer richiede alcuni passaggi completamente gestiti dal Domino Administrator. Accedere quindi al Domino Administrator ed effettuare il login.
Selezionare la pagina Configuration per accedere alla sezione richiesta. Selezionare nella parte sinistra Messaging –> Configurations e cliccare sul bottone Edit Configuration.
Accedere alla sezione Router/SMTP –> Message Disclaimer. Impostare il campo Message disclaimers come Enabled.
Cliccare su Save & Close per salvare la configurazione appena impostata.
Accedere alla pagina People & Groups e selezionare Settings nella parte sinistra. Cliccare sul bottone Add Settings e selezionare l’opzione Mail.
Assegnare nel campo Name un nome significativo (es. Disclaimer) per identificare il parametro e nel campo Description una descrizione operativa della configurazione.
Selezionare successivamente Mail –> Message Disclaimers per impostare il tipo di messaggio che deve essere allegato alle email. Abilitare (Enable) il campo Notes client can add disclaimers ed inserire in Disclaimer text il testo che si vuole visualizzare. Cliccare infine su Save & Close per salvare la configurazione impostata.
A questo punto non rimane che creare una policy per abilitare nel dominio la funzionalità del disclaimer. Dalla pagine People & Group selezionare Policies e cliccare sul bottone Add Policy.
Assegnare la Policy name specificando il dominio del sistema, una Policy type di tipo Organizational e una Description. Nei Setting Type cliccare sulla freccia in corrispondenza del campo Mail e selezionare dalla finestra che appare la configurazione Disclaimer precedentemente impostata. Cliccare su Save & Close per salvare la policy.
Nella parte destra della schermata sono visualizzate le policy applicate al dominio.
A questo punto la configurazione è conclusa e non rimane che abilitarla.
Per abilitare immediatamente la policy nel server utilizzare dalla console il comando:
> tell adminp process mailpolicy
Nel caso la policy non risultasse operativa, riavviare il server. La procedura è conclusa e pronta per la fase di test.
Testare la configurazione
Dal client di posta inviare una email ad un indirizzo interno della rete (sottolineato in rosso nella figura) e una ad un indirizzo esterno (sottolineato in verde) per verificare il comportamento del sistema.
L’email ricevuta nella casella esterna riporta il disclaimer correttamente.
L’email ricevuta nella casella interna invece, non presenta il disclaimer. E’ esattamente il comportamento voluto con questa configurazione.
Il sistema provvederà quindi ad inserire automaticamente il disclaimer in tutte le email destinate all’esterno della rete, quindi all’azienda, mentre per le comunicazioni interne le email non presenteranno nessuna dicitura.
Ciao Paolo, anzitutto ti faccio i complimenti per questo tuo ottimo blog, lo seguo sempre con attenzione e da collega sistemista devo ammettere che la percentuale di articoli utili e interessanti è davvero spaventosa 🙂
Visto che citi il valore legale di questo tipo di disclaimer mi sembrava giusto integrare con alcune considerazioni visto che un po' di tempo mi sono interessato dell'argomento.
Secondo diversi giuristi e avvocati il valore legale di un disclaimer del genere è pressochè nullo. La legge punisce chi impropriamente prende possesso e legge corrispondenza indirizzata ad altri e ne fa uso, nel caso di una email spedita ad un destinatario errato però il caso non si pone, in quanto il destinatario (sebbene errato, almeno nelle intenzioni del mittente) di fatto è quello espresso nel campo rcpt della mail.
Anche dal punto di vista pratico è piuttosto singolare il fatto che un disclaimer del genere venga sempre posto in coda ad una mail, mentre invece dovrebbe logicamente trovarsi in testa, prima che un eventuale lettore possa venire a conoscenza del contenuto della mail.
Diverso invece il caso in cui un eventuale errato destinatario dovesse divulgare una mail, questo comportamento potrebbe essere ritenuto penalmente rilevante perchè in questo caso il responsabile si troverebbe a divulgare contenuti di cui è consapevole di non essere il legittimo destinatario.
Insomma levate questi disclaimer, sono inutili, aumentano traffico e peso delle mail, senza contare il principio fondamentale del sistemista, ovvero: meno cose ci sono e meno cose si romperanno 😉
Ciao!
In effetti credo che il disclaimer sia più una moda che un'effettiva tutela... comunque lasciamo la burocrazia ai burocrati sperando che non complichino ulteriormente la vita di noi sistemisti!
Su questi sono perfettamente d'accordo con te 😉